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干货:大厦管理处创优迎检资料目录(9大部分518条)

菁英物业商学院2018-02-23 18:57:14

物业人的职业成长平台

一、  基础管理

1.规划要求建设,房屋及配套设施投入使用

1.1 立项报告
1.2 报建审批表
1.3 规划设计要点
1.4 建设工程规划许可证
1.5 建设用地规划许可证
1.6 建设施工许可证
1.7 建设项目环境影响报告
1.8 消防设计方案审核意见
1.9 大楼用地红线图及宗地图
1.10 土地使用权出让合同
1.11 规划验收许可证
1.12 建筑工程验收证明书(包括分部分项工程验收证明)

1.13 总设计平面图(大厦平面图)
1.14 产品合格证、校验证明
1.15 供水合同
1.16 排水许可证
1.17 供电合同
1.18 大厦产权证
1.19 建设工程质量保修书
1.20 配套设施投入使用照片

2.已办理承接查验手续

2.1 移交资料目录(综合、桩基、土建及各系统技术资料)
2.2 移交图样目录(建筑设计,施工,竣工,修改图)
2.3 固定资产交接证明
2.4 办公/商品用房验收交接表
2.5 验收总结报告
2.6 建设工程竣工验收《备案证明书》
2.7 建设工程竣工验收报告
2.8 单位/子单位工程质量竣工验收表
2.9 园林绿化工程专项验收证明书
2.10 电梯安装安全质量监理报告书
2.11 城建档案交接文据
2.12  钥匙交接清单
2.13 设备设施验收交接记录
2.14 物业办公用房证明
2.15 建筑工程消防验收证明
2.16 建设项目竣工环境保护验收证明
2.17 物业承接查验标准作业规程(程序流程图、相关表格样本)
2.18 办理入住手续标准作业规程(程序流程图、相关表格样本)

3.由一家物业服务企业实施统一专业化管理

3.1 深福保物业公司资料
3.1.1 物业管理有限公司简介
3.1.2 物业管理有限公司组织机构
3.1.3 物业管理有限公司营业执照
3.1.4 物业管理有限公司税务登记
3.1.5 物业管理有限公司法人代码书
3.1.6 物业管理有限公司资质证书
3.1.7 物业管理有限公司荣誉
3.1.8 ISO质量体系认证
3.2  管理处基本情况

3.2.1管理处简介

3.2.2管理处组织机构

3.2.3管理处税务登记

3.2.4管理处经营许可证

3.2.5停车场经营许可证

3.2.6 管理处组织架构图

3.2.7管理处员工花名册及档案

3.2.8管理处办公用房证明

3.2.9 管理处办公室示意图及照片

3.3.0 物业服务合同

3.3 物业管理外包合同档案

3.3.1 二次供水合同及背景资料

3.3.2 保卫管理合同及背景资料

3.3.3 消毒灭杀外包合同及背景资料

3.3.4 白蚁防治合同及背景资料

3.3.5清洁外包合同及背景资料

3.3.6绿化外包合同及背景资料

3.3.7垃圾清运合同及背景资料

3.3.8消防智能系统维护保养合同及背景资料

3.3.9电梯系统维护保养合同及背景资料

3.4.0中央空调主机维护保养合同及背景资料

3.4.1 日常签订单项合同档案合同及背景资料

4.开发商在租赁大厦前,与选聘的物业服务企业签订物业服务合同,双方责权利明确

4.1 物业服务合同(开发商与选聘的物业服务企业签订管理合同)
4.2 房屋数量、面积、种类一览表
4.3 大厦物业管理方案
4.4 管理主任任免通知书
4.5 物业管理目标责任书

5 .在房屋销售合同签定时,购房人与物业服务企业签订前期物业管理服务协议,双方责权利明确

5.1 管理规约(单一产权)
5.2 装修防火责任书
5.3 消防安全责任书

6.建立维修基金,其管理、使用、续筹符合有关规定(包括专项基金、本体维修基金)

6.1 基金的建立、管理使用规定(合同中相关条款)
6.2 房屋公共维修金的管理严格按照厦价【2001】综字001号的规定执行
6.3 房屋公共维修金的收取严格按照相关批文执行
6.4 物业管理有限公司维修基金管理制度及维修基金续筹办法

6.5  房屋本体维修金使用规定

6.6  物业管理公司发出的收取严格按照相关批文执行

6.7  房屋公共维修金缴纳情况统计表及维修基金交纳单据(样本)

7. 房屋使用手册,装饰装修管理规定及管理规约等各项公众制度完善

7.1住宅使用说明书和住宅质量保证书

7.2 住户手册

7.3装修管理规定

7.4装修审批流程图

7.5装修防火责任书

7.6房屋使用手册

7.7管理规约

7.8管理规约签名表

7.9深圳经济特区“除四害”管理方法

7.10城市房屋白蚁防治管理规定

7.11深圳市经济特区限制养犬规定

7.12深圳市人民政府关于禁止机动车鸣笛的通告

7.11 深圳市经济特区计划生育管理规定

7.14深圳市经济特区禁止销售燃放烟花爆竹管理规定

7.15 精神文明和建设公约及物业公司相关公众制度(参照体系文件)

8. 业主委员会按照规定程序成立,并按章程履行职责

8.1成立大厦业主委员会的报告

8.2关于成立大厦业主委员会的请示

8.3成立大厦业主委员会批复

8.4大厦业主委员会筹备会议程

8.5业主委员会筹备小组会议记录

8.6会议签到表

8.7大厦组建业主委员会的工作公告

8.8大厦业主委员会候选人名单

8.9业主委员会成员登记表(附资质)

8.10业主委员会章程

8.11每年至少开一次业主大会(相关记录:大会议题、议程,大会总结,签到等)

9. 业主委员会与物业服务企业签订物业服务合同,双方责权利明确、

9.1关于成立业主委员会的证明.(产权单一)

10.物业服务企业制定争创规划和具体实施方案,并经业主委员会同意

10.1创建“全国物业管理示范大厦”的请示(集团签章同意)

10.2创优秀示范小区“倡议书”

10.3争创“省、全国物业管理示范大厦”的规划

10.4创建“全国物业管理示范大厦”实施方案

10.5创优秀示范小区整改工作计划时间安排表

10.6实施情况记录

10.7自检评分记录及自检整改表

11.大厦物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标准,并制定具体的落实措施和考核办法

11.1各项管理制度(参考体系文件)

11.1.1公众管理制度(见附件)

11.1.2内部管理制度(见附件)

11.1.3行政管理制度(见附件)

11.1.4设备管理制度(见附件)

11.1.5设备服务质量标准(见作业指导书)

11.1.6设备巡视维护、维修保养规定(见作业指导书)

11.2各岗位工作标准

11.2.1管理处员工职责(见质量手册)

11.3考核方法及落实措施

11.3.1考核制度(见附件)

11.3.2员工培训管理程序文件(见程序文件)

11.3.3公司年度培训实施计划

11.3.4培训大纲

11.3.5员工培训记录表

11.3.6员工培训考核表

11.3.7公司各部门年度员工培训计划

11.3.8培训签到表

11.3.9员工月考核评分表

11.3.10员工考核试卷

11.4管理工作流程图

11.5 物业管理服务工作程序(见程序文件)

12.物业服务企业的管理人员及专业技术人员持证上岗,员工统一着装,佩戴明显标志,工作规范,作风严谨

12.1管理处员工花名册
12.2管理处人员证件目录(设计附件)(毕业证、等级职称证,操作证复印件,迎检时需原件)
12.3物业管理岗位培训证书(管理人员)
12.4财务、工程人员上岗证(高压入网操作证)
12.5持证上岗率统计表
12.6清洁公司员工花名册及专业人员上岗证
12.7绿化公司员工花名册及专业人员上岗证
12.8消毒灭杀公司员工花名册及专业人员上岗证
12.9保安公司员工花名册及专业人员上岗证(消防员、车管员上岗证)
12.10电梯维护保养公司员工花名册及专业人员上岗证
12.11中央空调维护保养公司员工花名册及专业人员上岗证
12.12二次供水操作人员上岗证
12.13统一着装,佩戴明显标志,附:外包单位着服、员工工作牌样例,现场照片
12.14职业道德规范(见内部管理制度)
12.15文明礼貌用语(见员工手册)

13.物业服务企业应用计算机、智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率

13.1物业管理系统简介(照片)
13.2消防报警系统简介(照片)
13.3通信、机动能力简介(照片)
13.4保安监控系统简介(照片)
13.5停车场管理系统简介(照片)
13.6管理处计算机配置一览表(照片)
13.7建立用户档案,并对物业管理费用设施设备等进行管理(上机可查询)
13.8电话、电视、网络系统资料(上机可查询)

14.物业服务企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定,至少每半年公开一次物业管理服务费用收支情况

14.1管理费、停车场、维修金收费批文
14.2财务管理制度(见公司管理制度)
14.3会计核算制度(见公司管理制度)
14.4物业管理服务费的收取严格采用税务局发票
14.5年上/下半年财务收支情况表
14.6年度财务明细表
14.7管理费、专项维修资金收支情况一览表及公示照片
14.8管理费收缴统计表(收缴率)
14.9纳税申报表

15.房屋及其共用设施设备档案资料齐全,分类成册,管理完善,查阅方便

15.1大厦总平面图
15.2大厦产权证
15.3档案管理规定
15.4房屋移交图样目录(把移交目录细分)
15.5房屋移交资料目录(把移交目录细分)
15.6设备移交图样目录(把移交目录细分)
15.7设备移交资料目录(把移交目录细分)

15.8设施设备台账
15.9设施设备使用说明书
15.10大中修标准
15.11大中修记录

16.建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册,查阅方便

16.1租赁合同(单位和个人用户)
16.2住户清册
16.3住户通讯录
16.4房屋及其配套设施权属清册(业主签章)
16.5配套设施清单

17.建立24小时值班制度设立服务电话接受业主和使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集和反馈,并及时处理,有回访制度和记录

17.1管理处24小时值班制度(见内部管理制度,制度上要明确上、下班时间,值班情况)
17.2 管理处排班表
17.3管理处值班记录表
17.4小区巡查记录表
17.5对外公布常用电话照片
17.6社区信息栏图片
17.7回访制度(见内部管理制度)
17.8用户投诉处理程序(见程序文件)
17.9用户投诉登记表
17.10服务/投诉/应急处理维修报告单
17.11保修、维修服务工作规定(包含单据填写规定)
17.12报修登记表
17.13回访记录表(回访率见管理处回访制度)(表格中要求业主填写是否满意并签名)
17.14工程维修单
17.15管理处常用电话联系表

18.定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单,对合理的建议及时整改,满意率达到95%以上

18.1用户意见调查和分析程序文件(见程序文件)
18.2用户意见调查表(每半年一次对用户提出的意见要有具体的、书面的整改措施)
18.3用户意见调查分析统计表
18.4用户意见调查分析报告(要求报告要详细)(每项统计出满意率且大于等于95%,公司要求大于等于98%)
18.5意见调查表发放率、回收率统计表(要求发放及回收率大于等于95%)
18.6意见处理措施及回访记录
18.7满意度调查情况公示(图片)

19.建立并落实维修服务承诺,零修急修及时率100%,返修率不高于1%,并有回访记录

19.1报修管理标准作业规程
19.2有偿服务标准作业规程
19.3服务承诺(公布并有业主确认)
19.4零修及时率、零修合格率计算表(及时率及合格率=100%)
19.5返修率计算表(返修率≦1%)
19.6回访记录(与17.13同)

20.文件管理

20.1文件稿纸
20.2用户文件清单
20.3用户文件发放登记表
20.4文件阅读表
20.5外来文件登记表
20.6文件发放登记表(或往来文件收发登记表)
20.7发给业主的通知
20.8会议纪要
20.9发文登记表


第二部分  房屋管理及维修养护

1.大厦、栋号、楼层、房号标志明显,大堂内布置合理并设立引路方向平面图,驻大厦各单位名录标识在大堂内显著位置

1.1小区平面示意图

1.2主出入口平面示意图、区域分布图(现场照片)

1.3楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志(现场照片)

1.4大厦门牌号(现场照片)

2.违反规划私搭乱建,不擅自改变房屋用途现象(照片)

2.1管理规范

2.2小区外观照片

3.大厦外观完好、整洁;外墙是建材贴面的,无脱落;是玻璃幕墙的,清洁明亮、无破损;是涂料的,无脱落、无污渍;无纸张乱贴、乱涂、乱画和乱悬挂现象(现场)

3.1外墙清洗合同

3.2年度房屋保养、维修计划表

3.3清洁完好的房屋外观剪集

3.4空置房统计表

3.5空置房养护记录

3.6空置房养护计划

3.7公共用房养护计划

3.8公共用房养护记录

4.室外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁统一美观,无安全隐患和破损(现场)

4.1设置户外广告,霓虹灯的管理规定

4.2整洁统一美观的照片儿

5.空调安装位置统一、冷凝水集中收集、支架无锈蚀(现场)

5.1装修管理规定

5.2现场照片

6.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面;除建筑设计有要求外,不得安装外廊及户外防盗网、晾晒架、遮阳棚等(现场)

6.1管理规约

6.2现场照片

7.房屋装饰装修符合规定,会发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象

7.1物业装修管理程序文件(见程序文件)

7.2装修管理规定(见公众制度)

7.3装修申请审批表(附施工单位资质及装修平面图)

7.4装修巡视记录表及整改措施

7.5装修施工人员登记表

7.6装修现场管理照片

7.7装修防火责任书

7.8消防验收报告

8.房屋维修养护

8.1建筑物的管理程序文件(见程序文件)

8.2建筑物巡视维护规定(见作业指导书)

8.3建筑维修养护服务质量标准()

8.4楼宇管理规定(见公众制度)

8.5建筑完损等级评定标准(房和城乡建设部文)

8.6建筑物养护计划

8.7建筑物巡视维护表(见质量记录)

8.8施工任务完成情况表(次表维过程记录表,养护计划中的项目均需填写此表)

8.9工程维修单(指养护计划由管理处完成的)

8.10零星工程验收评审表(此表为审批表,指养护计划由分包方完成的)

8.11房屋完损等级评定表

8.12完好率评定表(完好率≥98%)

 

第三部分  共用设施设备管理

1.共用配套设施完好,无随意改变用途

1.1所有配套设施完好,按原设计功能投入使用,附设备、设施剪集

1.2设备设施台账

1.3设备设施清单

2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录、无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范

2.1机电设备运行记录表(参照工程作业指导书)

2.2消防监控运行记录表

2.3水泵

2.4保修维修记录表

2.5设备设施保养计划表

2.6设备设施保养记录表

2.7设备设施维修记录表

第一项 综合要求

1.制定设备安全运行、岗位责任制、定期巡回检查、维修养护、运行记录管理、维修档案等管理制度,并严格执行

1.1设备安全运行管理制度(设备管理制度)(电梯、消防中心、配电房等)

1.2设备管理各岗位人员职责(见质量手册)

1.3各系统巡视维护规定、维修保养规定、操作规程(见作业指导书)

1.4档案管理相关规定(见行政管理制度)

1.5执行情况(见以下各系统质量记录)

2.设备及机房环境整洁,无杂物、灰尘、无鼠、虫害发生,机房环境符合设备要求(现场)

2.1设备机房管理程序

2.2值班记录

2.3现场照片(温度计)

3.配备所需专业技术人员,严格执行操作规程

3.1机电(技术)人员统计表

3.2

4.机电(技术)人员资质(操作证、等级证、毕业证等见第一部分)

4.1(集团出具证明)

第二项 供电系统

1.保证正常供电、限电、停电有明确的审批权限并按规定时间通知住用户

1.1限电、停电管理规定(见内部管理制度)

1.2供配电系统管理部程序(见程序文件)

2.制定临时用电管理措施与停电应急处理措施并严格执行

2.1临时用电管理规定

2.2临时用电申请表

2.3停电应急处理方案及流程图

2.4应急情况处理记录表

3.备用应急发电机可随时启用(现场)

3.1发电机操作规程

3.2发电机运行记录表

4.供电系统

4.1避雷针系统程序文件及作业指导书(见程序文件和作业指导书)

4.2设备设施清单(供配电、避雷针)

4.3配电房管理制度(见设备管理制度)

4.4节能管理方案(方案中要指出节能达到的成果)

4.5值班记录表

4.6配电房抄表记录

4.7 电气工作票

4.8停电通知单

4.9完好率评定表(完好率≥98%)

4.10供配电系统巡视维护表(见质量记录)

4.11供配电系统维修保养表(见质量记录)

4.12避雷系统巡视维护表(见质量记录)

4.13避雷系统维修保养表(见质量记录)

第三项 弱电系统

1.按工作标准规定时间排除故障,保证各弱电系统正常

1.1保安监控系统程序文件及作业指导书(见程序文件和作业指导书)

2.监控系统等智能化设施设备运行正常(现场),有记录并按规定期限保存

2.1设备设施清单

2.2保安监控系统录像带使用规定

2.3完好率评定表(完好率≥98%)

2.4保安监控系统巡视维护表(见质量记录)

2.5保安监控系统维护保养表(见质量记录)

第四项 消防系统

1.消防控制中心24小时值班,消防系统设施设备齐全、完好无损,可随时启用(现场)

1.1消防中心管理制度(见设备管理制度)

1.2设施设备清单(消防报警,气体消防)

1.3消防双封签(现场)

1.4灭火器合格证(现场)

1.5消防电话一览表

1.6消防通讯工具一览表

1.7值班安排表

1.8值班记录表

1.9消防报警/气体消防系统管理程序文件及作业指导书(见程序文件和作业指导书)

1.10消防报警系统巡视维护表(见质量记录)

1.11消防报警系统维护保养表(见质量记录)

1.12气体消防系统巡视维护表(见质量记录)

1.13气体消防系统维护保养表(见质量记录)

2.消防管理人员掌握消防设施设备的使用方法并能及时处理各种问题

2.1义务消防队员名单(有专职和兼职消防管理人员,名单上注明消防值班人员)

2.2消防标准用语(LS-17)

2.3消防演习记录(现场照片)(半年一次)

2.4消防演习总结报告

3.组织开展消防法规及消防知识的宣传教育,明确各区域防火责任人

3.1组织消防法规学习计划

3.2 消防学习签到表

3.3防火区域管理规定

3.4区域防火责任人划分表

3.5消防宣传图片

4.订有突发火灾的应急预案,设立消防疏散示意图照明设施、引路标志完好,紧急疏散通道畅通

4.1火灾等事故应急处理方案及指挥流程图

4.2消防疏散示意图(现场及复印件)

4.3疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志(现场)

4.4用户安全责任人和联系人名单

4.5食堂液化气体使用的安全防范措施(LS-10)

4.6重点防火部位登记表

4.7维修保养抽样记录(消防报警和气体消防半年一次,数量≥5%)

4.8应急情况处理记录表

4.9完好率评定表(完好率≥98%)

4.10动火申请表

5.无火灾安全隐患

5.1无火灾事故证明(年发生率≦1%,派出所出具证明)

5.2无其他安全隐患(现场)

第五项 电梯系统

1.电梯准用证、年检合格证、维修保养合同完备

1.1电梯准用证

1.2电梯合格证

1.3维修保养合同

2.电梯按规定时间运行安全设施齐全,通风、照明及附属设施完好

2.1电梯系统程序文件及作业指导书(见程序文件和作业指导书)

2.2设备设施清单

2.3电梯系统巡视维护表(见质量记录)

2.4电梯维修保养表(按合同附件标准由分包方按周、月、季度、半年、年度提供)

2.5完好率

2.6分包方质量检查记录表。

2.7整改通知

2.8安全设施齐全、有效(现场)

2.9通风、照明及其附属设施完好(现场)

3.轿厢、井道、机房清洁(现场)

3.1现场照片

4.电梯由专业对维修保养,维修保养人员持证上岗

4.1分包方资质(营业执照及年审情况、认可证)

4.2维修保养人员资质(专业上岗证)

5.运行出现故障后,维修人员应在规定时间内到达现场维修

5.1维修人员半小时内到达(参见合同及维修记录)

6.运行出现险情后,应有排除险情的应急处理措施

6.1电梯应急处理方案及流程图(停机率<1%)

6.2应急情况处理记录表

第六项 给排水系统

第七项 空调系统(20条

第八项 锅炉供暖系统(12条)


第四部分 公用设施管理(6条)

 

第五部分 保安及车辆管理(43条)

 

第六部分 环境卫生管理(37条)

 

第七部分 绿化管理(19条)

 

第八部分  精神文明建设

1.全体业主和使用人能自觉维护公众利益,遵守大厦的各项管理规定

1.1精神文明建设公约(业主签章)

1.2公众制度(见附件)

1.3业主和使用人遵守管理规定(现场)

2.设有学习宣传园地,开展健康向上的活动

2.1宣传园地(现场)

2.2社区文化管理

2.2.1社区化管理程序文件(见程序文件)

2.2.2社区文化活动计划表(年度计划和季度计划,附社区文化活动方案)

2.2.3社区文化活动场所使用申请表(业主向管理处申请时才填写此表)

2.2.4社区文化活动记录表(记录表后附活动照片)(每次活动后在记录表中要有小结)

2.2.5社区文化活动完成情况表

2.2.6社区文化活动年度总结

2.3好人好事记录表

2.4业主感谢信

3.大厦内的公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件(派出所出具)

 

第九部分  管理效益

1.物业管理服务费用收缴率98%以上

1.1上/下半年收支情况表

2.提供有偿服务,开展多种经营

2.1有偿服务价格表

2.2相关记录(如发票、收据等)

3.本大厦物业管理经营状况

3.1年度财务明细表


合计:九大部分518条

来源:物业书籍《物业管理标准手册》作者:饶杰  廖小斌 

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关       注:物业师(物业人的职业成长平台)

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